Le aziende utilizzano vari termini tecnici per descrivere i diversi tipi di riunioni o call, soprattutto quando si tratta di gestione dei progetti e collaborazione tra team. Si tratta di termini che aiutano a chiarire l’obiettivo di ogni incontro. Vediamo alcuni dei più comuni:
Kick-off
La riunione di kick-off segna l’inizio di un nuovo progetto. È un incontro chiave in cui vengono discussi:
- gli obiettivi del progetto
- i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team
- le tempistiche e le fasi principali del progetto
Spesso è la prima occasione per far interagire tutti i soggetti coinvolti nel progetto, dall’azienda cliente fino ai membri operativi, e stabilire un percorso comune.
Briefing
Il briefing, invece, può avvenire in diverse fasi del progetto, non solo all’inizio. Si tratta di una riunione o comunicazione più specifica e mirata, in cui viene fornita una serie di informazioni dettagliate su un argomento o una particolare attività da svolgere. Nel briefing, si parla di:
- istruzioni operative precise
- dettagli sui task o sulle attività da completare
- requisiti specifici o linee guida
Il briefing può avvenire, ad esempio, prima di una particolare fase del progetto, prima di una campagna di marketing o di un evento, e può essere utilizzato anche più volte durante il progetto.
Follow-up
Il termine follow-up si riferisce a riunioni di aggiornamento o call che avvengono dopo un incontro iniziale o in seguito a determinate azioni. L’obiettivo di queste riunioni è:
- monitorare lo stato di avanzamento del progetto
- identificare eventuali criticità
- assicurarsi che tutti siano allineati sugli sviluppi e che non ci siano ritardi
È un modo per mantenere alta la comunicazione tra i vari team e intervenire rapidamente se necessario.
Check-in
Un check-in è una breve riunione, spesso settimanale o giornaliera, dove i team discutono rapidamente lo stato delle attività e si assicurano che tutto proceda come previsto. Serve per:
- fare il punto della situazione senza scendere in troppi dettagli
- individuare eventuali ostacoli da risolvere rapidamente
Debrief
Il debrief avviene alla fine di un progetto o di una fase specifica ed è una riunione di valutazione. Si tratta di un’analisi retrospettiva del lavoro svolto per identificare:
- cosa ha funzionato bene e cosa meno
- quali lezioni sono state apprese
- come migliorare per i prossimi progetti
Stand-up
Le stand-up meeting sono riunioni brevi, generalmente di 15 minuti, utilizzate soprattutto nei team agili. I partecipanti stanno letteralmente in piedi per incentivare una discussione rapida e mirata. Si usa per:
- fare il punto su ciò che è stato fatto il giorno prima
- pianificare la giornata di lavoro
- evidenziare eventuali blocchi o problemi
